Robotyzacja RPA w Dentsu Aegis Network w czasie pandemii

Trzecie z kolei webinarium organizowane przez firmę Pirxon sp. z o.o. zatytułowane było „Robotyzacja RPA w Dentsu Aegis Network w czasie pandemii”. Prelegentami podczas spotkania byli pani Monika Skolimowska, Program Manager w Dentsu oraz pan Piotr Kaczmarek, Dyrektor ds. Rozwoju w Pirxon.

Grupa Dentsu AegisNetwork jest globalną siecią komunikacji marketingowej odpowiadającą swoją ofertą na potrzeby ery cyfrowej. W jej skład wchodzą marki: Carat, Isobar, iProspect, Vizeum, Amplifim Amnet, DDS, Dentsu i dentsu X oraz Propeller.

Dentsu Aegis Network działa w 110 krajach na całym świecie.

Wprowadzeniem do rozmowy z panią Moniką Skolimowską było kilka teoretycznych pojęć. Przede wszystkim należało przytoczyć definicję dr Sobczaka, czym jest robot: 

„Robot to oprogramowanie automatyzujące określone czynności wykonywane przez człowieka w trakcie realizacji danego procesu biznesowego”.
 
Robotyzacja niesie ze sobą wiele korzyści dla biznesu, przede wszystkim:
  • RPA naśladuje zachowanie użytkownika -biznes samodzielnie może określić potencjał robotyzacji, 
  • szybka implementacja bez potrzeby zmian w systemach IT lub procesach, 
  • brak potrzeby wykorzystania technologii integracyjnych, 
  • roboty nie popełniają błędów, nie chodzą na urlopy, 
  • prędkość pracy robota jest szybsza średnio 5 razy niż człowieka

Dla operatorów robotyzacja również niesie wiele korzyści:
Podczas spotkania uczestnicy dowiedzieli się czym właściwie jest robot. Według Pani Moniki robota należy porównać do makra w programie Microsoft Excel, ale na poziomie systemu Windows. Robot loguje się do systemu, pracuje na programach będących na komputerze, może się między nimi przełączać. Ogólnie mówiąc – robot imituje w ten sposób pracę człowieka. 

Robotyzacja z kolei dla Pani Moniki jest strategią na lepsze wykorzystanie kompetencji pracowników, uwalniając ich od monotonnych czynności, ale także strategią na stabilność i terminowość wykonywania kluczowych procesów biznesowych.
Drugie pytanie brzmiało: Jakie wyzwanie stało przed Dentsu?

Jak większość organizacji, Dentsu posiada mozaikę systemów, część z nich automatyzowana jest bezpośrednio w systemach, ale są takie obszary w których jest to niemożliwe.

Jednym z obszarów bardzo pracochłonnych w Dentsu było księgowanie faktur, których w przedsiębiorstwie jest około 2 tysięcy w ciągu miesiąca. Ze względu na powtarzalność tej pracy oraz jej dużą ilość, Dentsu zdecydowało się na jego robotyzację.

Z pewnością uczestnicy zastanawiali się, dlaczego Dentsu postanowiło realizować to z Partnerem, a nie budować własnych struktur CE? 

Ze względu na charakter organizacji, w której obszary do robotyzacji nie są duże, Dentsu zdecydowało się na realizowanie projektu z partnerem. Rozpoczynając współpracę z partnerem, realizacja projektu jest natychmiastowa, a decydując się na budowanie własnych struktur CE, potrzeba zdecydowanie więcej czasu i nakładów.

Decyzja firmy Dentsu podczas wyboru najlepszej dla nich technologii opierała się przede wszystkim na stosunku ceny do efektu, który można uzyskać. Istotne były również rekomendacje Pirxona odnośnie najlepszej w tym przypadku technologii. Musiała ona być w stanie obsłużyć proces, który przedsiębiorstwo chciało zrobotyzować.
Kolejnym pytaniem był aspekt porównania pracy robota, a człowieka. Jak działa robot i czy różni się znacząco od pracy człowieka?

Różnice są zauważalne, przede wszystkim, co działa na korzyść RPA, robot działa nieustannie, nie potrzebuje przerw, urlopów, kawy i nie popełnia błędów. Zawsze jest obecny w biurze, co w sytuacji związanej w koronawirusem okazało się bardzo istotne i przydatne. 

Robot wykonuje te same kliknięcia które robi człowiek, trochę inaczej dokonuje obliczeń, ale zachowanie w komputerze jest bardzo zbliżone.

Przed wprowadzeniem w przedsiębiorstwie robotyzacji, należy zadać sobie również pytanie: Czy wdrażając robota z partnerem trzeba się jakość przygotować wewnętrznie? 

Zdaniem pani Moniki nie jest konieczne przygotowanie się do wdrożenia robota. Współpraca z partnerem daje komfort, że partner „prowadzi za rękę” i pomoże się odpowiednio do wszystkich niezbędnych działań przygotować. Jeżeli istnieje taka możliwość, warto wykonać wewnętrzną analizę przedwdrożeniowa, co zdecydowanie usprawni czas wdrożenia projektu. 

Jak przebiegał projekt w Denstu, jakie miał etapy?
  1. Pierwszym etapem projektu był wybór partnera z którym chce się taki projekt realizować,
  2. Drugi krok stanowiła dokładna i kompletna analiza przedwdrożeniowa przeprowadzana wraz z partnerem, 
  3. Ostatnim etap to programowanie, testy oraz uruchomienie produkcji.

Aktualnie Dentsu jest w fazie utrzymania, obserwowania i dostosowywania posiadanego robota.
Jakie są według kluczowe aspekty, które gwarantują sukces projektu robotyzacji?

Przede wszystkim istotne są trzy elementy:
  • wybór partnera, który poradzi sobie ze zrobotyzowanym procesem i zwaliduje pomysł,
  • zaangażowanie zespołu merytorycznego, 
  • lider, osoba, która wszystkiego dopilnuje, zaangażuje się w cały proces i przewidzi ewentualne problemy 
Istotne jest także wczesne uzyskanie zgód IT na pozyskanie robota w przedsiębiorstwie, co będzie stanowić ułatwienie w dalszych procesach i ich wdrażaniu. 

W Dentsu w chwili obecnej finalizowany jest drugi robot dla księgowania faktur. Zauważalne są także inne, mniejsze procesy, które w przyszłości mogłyby podlegać robotyzacji.

Podsumowując, obszarów w przedsiębiorstwie, które mogłyby być wykonywane w technologii RPA jest naprawdę dużo, pomimo iż nie widać ich na pierwszy rzut oka, dlatego tak istotne są rozmowy ze specjalistami od robotyzacji, którzy pomogą przedsiębiorstwu w optymalizacji działań. Dowodem na to były  liczne pytania od uczestników, które w dużej mierze dotyczyły szczegółów wprowadzenia robotyzacji w przedsiębiorstwach.